El TdeA Institución Universitaria viene trabajando en un sistema de automatización de varios procesos, uno de ellos es el de las historias académicas de estudiantes matriculados que se encontraban en formato de papel, con una cantidad de 16.848 expedientes.
De manera simultánea desarrolla el proceso de los expedientes académicos de estudiantes graduados de los periodos comprendidos entre el 2006-2 y el 2020-1; adicionalmente, se implementó el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, entre los cuales se incorporan las comunicaciones oficiales.
Con la información que se tiene automatizada de los estudiantes, la Institución puede dar respuesta a una solicitud de información que haya aportado a su hoja de vida y los anexos acumulados a lo largo de los años, gracias a la gestión documental que le permite al TdeA manejar su información de manera eficiente, segura y eficaz, mejorando así su productividad y capacidad para cumplir con los objetivos estratégicos.
Son avances que resalta Juan Fernando Restrepo, profesional en ciencias de la información y la documentación, bibliotecología y archivista; líder de gestión documental del TdeA, quien señala, además, dos temas transversales al proceso que son la ética y la cultura organizacional. “En esta área somos dos personas a cargo del sistema de gestión que es dinámico, transparente y transversal a toda la Institución, ya que cada acción realizada sobre los documentos puede ser rastreada y auditada”, indica el empleado.
En el proceso, tanto Juan Fernando como Carlos Arturo Restrepo, ambos egresados del TdeA en Administración Documental y Micrografía, tienen las misión de desarrollar las acciones del área con las responsabilidades de implementar la cultura archivística, como propósito institucional.
La gestión documental es tarea de filigrana, no se trata de acumular documentos sin razón por lo que tiene una normativa que la rige como la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y el Acuerdo 01 de 2024, que son los que origina y reglamenta todos los procesos archivísticos, así como seguir las directrices y disposiciones del Archivo General de la Nación.
“El TdeA está al día con la implementación de los instrumentos y las herramientas archivísticas. Para los procesos automatizados que tenemos hasta el momento: comunicaciones internas, comunicaciones externas recibidas, comunicaciones externas despachadas y expedientes académicos matriculados y graduados, usando el aplicativo Royal Software +, que es un repositorio de la información automatizada. El aplicativo, en el módulo de comunicaciones oficiales, una vez se realice el proceso de radicación de un comunicado, le envía al destinatario una notificación a su correo con un código QR, para que sepa que tiene una correspondencia pendiente para tramitar o ya finalizada”, explica Juan Fernando Restrepo.
Otro aspecto crucial es la implementación de instrumentos de control, como los inventarios documentales, las hojas de control, que permiten realizar la trazabilidad física de los contenidos de un documento dentro de un expediente. Por ejemplo, un expediente laboral puede contener varios tipos documentales y el instrumento de control indicará con precisión qué folios corresponden a cada tipo documental dentro del expediente, entre otros.
Juan Fernando destaca que el cumplimiento del Código Ético de Integridad es muy importante para el archivista porque asegura la confidencialidad y la integridad de la información a su cargo. Así, con el apoyo de Carlos Arturo, con casi 30 años de labores en el TdeA, se ejecutan con responsabilidad las acciones institucionales en el área, con la visión común del mejoramiento permanente.
Como anécdota, se destaca que el Centro de Documentación tiene documentos desde 1979 a la fecha. Inclusive guarda algunos registrados antes de ese año cuando el TdeA era parte del Instituto Central Femenino, pero por el volumen de los documentos, que se acerca a las 3.000 cajas de archivo, esté material está almacenado en las bodegas de un tercero, donde se custodia y se brinda seguridad y protección a la documentación.
Hoy en día, la política de cero papel impulsa la creación de archivos digitales, que utilizan un tipo de almacenamiento diferente pero igualmente crucial. La gestión documental en cualquier soporte constituye la memoria y la cultura organizacional, ya que en cada documento hay una historia por contar.