1. Proceso de Inscripción y Admisión: El aspirante realiza su inscripción en la plataforma académica institucional (inscríbete aquí) y surte todo el proceso de admisión regular.

2. Postulación Formal al Beneficio: Una vez el estudiante es admitido, procede a realizar su postulación formal a la Política de Gratuidad por medio del aplicativo institucional que se le comparte al momento de la admisión. En este paso, el estudiante formaliza su solicitud, firma o acepta la carta de compromiso institucional y declara el cumplimiento de la totalidad de los requisitos exigidos por la norma.

3. Verificación de Buena Fe: Tras la postulación, la Coordinación de Admisiones y Registro verifica en primera instancia el cumplimiento de las condiciones requeridas para la aplicación de la política bajo el amparo del principio de buena fe.

4. Orden de Matrícula Provisional y Condicionada: Una vez superada la verificación, se emite la orden de matrícula reflejando provisionalmente el descuento de la Política de Gratuidad del Gobierno Nacional. En este punto, el estudiante deberá cancelar únicamente el seguro estudiantil o el carné (en caso de aplicar) para poder pasar al estado de “Matriculado”. Asimismo, se advierte de manera explícita que el beneficio queda totalmente supeditado a la validación y aprobación final del Ministerio de Educación Nacional (MEN), precisando que, de no aplicar tras la auditoría nacional, el estudiante deberá asumir el costo total de la matrícula.

5. Cargue de Información al SNIES: Con el estudiante en estado de matriculado, el TdeA procede a reportar y cargar la información institucional en la plantilla de caracterización del SNIES para su respectiva evaluación por el MEN.

6. Aprobación Definitiva: La condición de beneficiario se adquiere únicamente cuando el organismo nacional aprueba formalmente el proceso, siendo esta una competencia exclusiva del MEN y totalmente ajena a la voluntad de la institución.

7. ¿Qué pasa si el MEN lo niega?: Si tras la auditoría nacional se determina que el estudiante no cumple con los requisitos legales establecidos en el Reglamento Operativo, el descuento provisional queda sin efecto y el usuario deberá asumir el costo de la matrícula, aclarando que esto no vulnera el principio de confianza legítima.

8. Actualización de Documento (Menores de edad): Si el estudiante ingresó siendo menor de edad, tiene la obligación ineludible de actualizar su documento de identidad (de Tarjeta de Identidad a Cédula) ante la institución al cumplir la mayoría de edad para su correcto reporte al MEN; de lo contrario, deberá asumir el pago del periodo no reconocido.

9. Reembolsos por Pagos Previos: En el evento de que el estudiante haya pagado con recursos propios el valor de la matrícula antes de la asignación oficial del beneficio por parte del Ministerio, el TdeA le reintegrará el dinero de acuerdo con sus procedimientos internos una vez reciba el Acta de Cierre oficial emitida por el MEN y se realiza por convocatoria interna a cada beneficiario.

10. Gestión e Instancia Institucional: El TdeA realiza permanentemente las acciones de gestión y acompañamiento técnico ante el MEN con el fin de lograr que los estudiantes que cumplen cabalmente con la norma apliquen de forma efectiva al beneficio.

a) Brindarle a la IES pública oportunamente toda la información veraz y documentación que esta requiera para el acceso a la Política de Gratuidad de la Matrícula.

b) Conocer y cumplir los estatutos y el marco normativo vigente de la institución de educación superior pública a la cual pertenece.

c) Conocer y cumplir los lineamientos de la Política de Gratuidad en la Matrícula establecidos en la Ley 2307 del 2023, el Decreto Reglamentario 2271 de 2023 y su Reglamento Operativo.

d) Acudir a la IES pública para las claridades que requiera sobre el acceso y resultados finales de la implementación de la Política de Gratuidad en la Matricula, manteniendo un lenguaje respetuoso y claro.

e) Asumir los costos de los derechos pecuniarios diferentes a derechos de matrícula, de acuerdo con lo establecido en el artículo 122 de la Ley 30 de 1992 (derechos de inscripción, derechos de realización de exámenes de habilitación, derechos de grado, entre otros).

f) Asistir a los espacios de acompañamiento integral y nivelación académica que brinde la IES pública; así como a todos los espacios que promuevan su bienestar y permanencia en la educación superior.